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【日英同時開催】オンラインイベントのやり方ノウハウ〜準備から当日までやったこと全部まとめてみた〜

【日英同時開催】オンラインイベントのやり方ノウハウ〜準備から当日までやったこと全部まとめてみた〜

こんにちは!GMOリサーチシステム部、技術広報のちはっぴーです。

2019年の秋頃入社して、あっという間に技術広報2年目となりました(早かった〜し、なんと9月でまる2年)。

本日は、4月2日に弊社で開催したオンラインテックカンファレンス「REMO CON」の振り返りを兼ねて、オンラインイベントの開催ノウハウをまとめていきたいと思います。

はじめに

私たちGMOリサーチでは、2018年より(ほぼ)毎年テックカンファレンスを開催しており、2021年は初のオンライン開催となりました。同時に、初の英語開催でもありました。

これには、弊社には外国人メンバーおよび海外在住メンバーが多数在籍しており、オンラインであれば参加できる方も多いため、より多くの方に楽しんでいただけるよう英語での開催を決定したという経緯があります。

もちろん、日本の方にもお楽しみいただくために、日本語と英語をスイッチしてどちらでも楽しめるような形で実施しました。

しかし、これが意外と大変だった・・・!!!!(いや、本当は意外でもなんでもなく、最初から大変な気はしていた。笑)

ということで、本記事では、オンラインイベントの準備〜当日までにやったことを一挙公開させていただきます。

至らない点もたくさん見えてくるかと思いますが、初めてオンラインイベントを実施するので必要な準備が知りたい方や、英語でのオンラインイベント開催での注意点を知っておきたい方などのご参考になれば幸いです。

▼イベント概要を詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ

使用したツール

まず簡単に使用したツールを説明します。

Zoomミーティング

Zoomの提供するサービスには「Zoomミーティング」と「Zoomウェビナー」があります。

Zoomミーティングの特徴として、参加者全員がビデオ共有可能というものがあります。

今回は、よりインタラクティブな雰囲気を創出するために、ウェビナーではなくミーティングの方を使用してみました。

ZoomミーティングとZoomウェビナーの機能比較についてはこちらのページが参考になりました。

https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005474943-%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%A8%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%83%93%E3%83%8A%E3%83%BC%E3%81%AE%E6%AF%94%E8%BC%83

Ovice(オヴィス)

Oviceはダウンロード不要、WEBで完結するバーチャルスペースサービスです。

距離による声の大小の調整やプライベートルームの作成、画面共有など基本的なバーチャルオフィス空間の機能を備えているのに加えて、レイアウト編集の自由度がかなり高いのが特徴かと思います。

私たちがイベントを開催した際は、オンラインイベントを更にお楽しみいただくため、参加者同士でコミュニケーションを取れるようにイベント開催中は常にOvice会場を使えるようにしていました。

準備したもの

オンラインイベントで必要だったもの、あった方がいいものです。

デバイス類

PCやモニタ、ヘッドフォン、必要に応じてマイクなど。

PCだけでも良いですが、画面共有の際などモニタがあった方が相当やりやすいです!

バーチャル背景

イベントのアイキャッチ画像、イベント用のバーチャル背景、そして登壇者のスライド用パワーポイントテーマをインハウスデザイナーの岩田さんが作成してくれました。

もし作成する場合は、余裕を持って依頼しておくようにしましょう。

(スタッフ用バーチャル背景)

バーチャル背景はスピーカーと参加者を視覚的に区別する手助けになりますし、クリエイティブに統一感があるとイベントもより盛り上がります。

あと単純に自分たちのテンションが上がります!(イベント〜!!って気分になります)

Tシャツ

イベントスタッフ用のTシャツがあると楽しいです。

今年はオンラインなので作成しませんでしたが、やっぱり作ればよかったなと思いました。

(2019年に作成したTシャツ)

カンニングペーパー

外部の方に通訳をお願いしていたのですが、カンニングペーパーを手元に用意しておいた方がやりやすそうでした。心配な場合はモニタとカンペの二刀流をおすすめします。

その他(ドリンクチケットなど)

普段のイベントでは軽食やお酒などのドリンク類を準備しているので、オンラインでもイベント参加でLチキとコーラをプレゼント!みたいなことやりたいね(ワクワク)という話の流れから、先着でスタバのドリンクチケットをプレゼントすることになりました。

後から知ることになりますが、一人一人にメールでギフトコードを送信しなければならず結構大変だったので、もしプレゼントされる際は、ある程度覚悟を持って準備されることをおすすめします・・(むしろ良い方法を知っている方教えてほしい。笑)。

決めること

イベント開催のために決めなければならないことです。

予算

イベントにかけて良いコストを決めます。

ターゲット

イベントのターゲットを決めます。

私たちは毎年、日本にいる「GMOリサーチのメンバー」「以前GMOリサーチに在籍していたメンバー」「これからGMOリサーチで一緒に働くことになるかもしれないメンバー」をメインターゲットにしていて、今年はそれに「海外メンバー」が加わった形になります。

開催日

今回のイベントは飲み物片手に気楽な気持ちで楽しんでいただきたい(裏テーマ?)という気持ちがあったので、金曜日の開催としました。

イベントテーマ

テーマが決まらないとイベントの方針を定めにくいので、早めに決めました。

今回は「リモートワーク」について語るという大枠のテーマを設定しましたが、更にターゲットを絞ったテーマにしてもよかったかなと思います。

イベント名

イベント名は愛着を持って長く使えるように「REMO CON(リモコン)」という可愛い名前にしてみました。

余談ですが、既にGMOリサーチのテックカンファレンスには「Synergy Project(シナジープロジェクト)」という名前があったので、今後オフライン開催は「Synergy Project」、オンライン開催は「REMO CON」で使い分けていこうと思っています。

イベント内容

タイムテーブルの作成です。

全部で何時間のイベントにするか、どんなイベントを入れるかなどについて考えます。

使用ツール

今回は先ほどご紹介した通り、「zoomミーティング」と「Ovice」を使用しました。

様々なツールの機能を比較して使用ツールを決定します。

イベント実施の方法

リアルタイムで登壇するのか、事前収録した動画を流すのかを決めます。

今回は通訳の必要があったため、事前に準備できるよう、LTは収録した動画を流す形にしました。

通訳の方法

日英同時開催のため、通訳が必要になります。

案は2つありました。

  • 弊社エンジニアが開発中の自動翻訳ソフトウェアを使う
  • Zoomで英語 / 日本語のスイッチタブを使い、通訳を入れる

前者は、いくら優秀なソフトウェアだったとしても完璧な自動翻訳は今のところ不可能という判断を下し、残念ながら不採用。

また、GMOインターネットグループでは四半期に1度グループ全体のMTGが実施されるのですが、その際に後者の方法を採用しています。

そのため、なんとなくイメージができたこともあって後者の方法を採用することになりました。

初めは社内メンバーに通訳を依頼しようと思っていたのですが、中々荷が重いので承諾してくれる方が見つからず・・・。

今回はたまたま日本語と英語を流暢に操る方が運営メンバーの知り合いにいたため、その方に依頼することにしました。

TODO

「決めること」が固まったら、次は開催に向けて実際に動いていきます。

登壇者を集める

イベントに登壇してくれるメンバーを集めます。

準備期間が必要なので1〜2ヶ月前の依頼がいいと思います。

動画の収録依頼

事前収録の方法を取ることになったので、動画の撮影要項を決めて登壇者の方に周知、撮影を依頼します。

翻訳原稿のチェック

テックカンファレンスなので発表内容に専門的な用語が多く含まれており、翻訳原稿の文脈がおかしくないか、運営メンバーみんなで協力して事前チェックする必要がありました。

資料の作成

イベント当日に流す資料の作成です。

事前収録した動画を組み合わせたり、登壇者の紹介ページ作成したり、注意書きのページを作成したりする必要があります。

広報活動

TwitterやFacebookなど会社のSNSで告知したり、告知ブログを執筆したり、社内メンバー向けに招待メールを送ったり、connpassイベントページを作成したりして、広報活動を行いました。

リハーサル(機材、ツールの動作確認)

機材やツールが正常に動作するかや、時間配分の確認のため、運営メンバーでリハーサルを2度ほど実施しました。

参加者アンケートの作成

参加いただいた方を対象に、イベント満足度を調査するためのアンケートページを作成しました。

ドリンクチケットの決済、コードの獲得

今回スタバのドリンクチケットをプレゼントすることに決まったので、事前に購入方法やプレゼント方法を確認、そして決済しました。

以上、イベント運営に必要な準備でした!

ここからは実際に運営してみて苦労した点や、改善点などの感想になります。

苦労したこと

運営・登壇メンバー間の時差

これは弊社独自の苦労点だと思うのですが、運営メンバー・登壇メンバー共に海外に居住しているメンバーが多かったので、リハーサルやMTG等で時間を合わせるのが結構大変でした。

日本⇄アメリカ間とかならまだしも、アメリカ、ヨーロッパ、南米、アジア・・・と様々なタイムゾーンのメンバーに協力してもらっていたので、調整に地味に手間がかかっていたと思います。ただ、海外メンバーがこちらに合わせてくれる場面も多く、その点はすごくありがたかったです。

日英同時開催の難しさ

改善点は次の章で述べますが、初挑戦の日英同時開催はやはりかなり大変でした。

通訳者の依頼や翻訳原稿の確認、言語切り替え用のZoomの設定に動作確認・・・と日英同時開催に付随してやらなきゃいけない作業がドバッと増えたような気がします。

それに今までやったことのないチャレンジだったので「本当にこれで上手くいくのか?」という不安が常に頭の片隅にあり、なんとなくずっとソワソワしていました(笑)

もちろんその分、大勢の方に楽しんでいただけるイベントになったと思いますが、もし次回も日英同時をするのであれば、もう少しスムーズにことを運べると良いなと思います。

改善点

運営メンバーで出し合った改善点です。

イベントの内容に関すること

  • テックカンファレンスならではの仕掛けを作りたかった→テックカンファレンスだったので、もう少し趣向を凝らしてARやVRを使った仕掛けなどを盛り込みたかったです。
  • GMOリサーチに関するテーマをもっと取り上げるべきだった→登壇内容は各々の登壇者に任せていたため、結果的にGMOリサーチならではの技術だったり、業務上で得た知見だったりの登壇があまりありませんでした。
  • もっとテーマを尖らせるため、自分たちからテーマを提供すべきだった→少し上記の点と被ってしまうのですが、今回はざっくり「リモートワーク 」についての登壇を依頼し、具体的な内容は登壇者に任せる形になってしまいました。それぞれの登壇者と個別に話し合い、もう少し具体的なテーマ提案ができればよかったなと思います。

通訳に関すること

  • 登壇を通訳するのを聞いているだけだと、退屈かも→事前収録した英語の発表が流れている間、日本語の通訳を聞いているだけだと退屈に感じるかもしれないと感じました。もっと、通訳の仕方を工夫する必要がありますし、何かインタラクティブに感じられるような仕掛けを考えたいです。
  • 通訳者の練習のため、登壇内容をもっと早く確定しておく必要がある→専門的なテーマの登壇だということもあり、通訳者が文意に沿った通訳ができるよう十分な期間を確保するため、もっと早く登壇内容を確定させる必要があると思いました。今回は数日前に収録動画が出そろうようなスケジュール感だったので、次回は遅くとも1週間前には登壇準備が完了しているといいなと思います。

イベントの進行に関すること

  • 現場でのリハーサル実施も必須→本番当日は運営メンバー全員が出社したのですが、実地でのリハーサルを実施していなかったので思わぬ機材トラブルが発生しました。「オンラインイベントだからオンラインのリハーサルのみで大丈夫だろう」とタカを括ってしまっていましたが、思わぬトラブルを避けるためには、できる限りイベント当日の状況を再現できるよう現場でのリハーサルも必須です。また、運営メンバーが固まって作業できるために、会議室スペースなどを予約するべきでした。
  • 運営委員長は2人欲しい→イベント企画当初は運営委員長が2名いたのですが、事情があり途中で1人になってしまいました。委員長にはエンジニアメンバーがアサインされていたのですが、通常業務をこなしながら全体的なスケジュールを見たり、タスクの進捗確認を行なったりするのは、心理的にも負担が大きかったと思います。1人になった時点で、もう1人委員長を立てるべきでした。

よかった点

もちろんよかった点もあって、運営メンバーそれぞれがかなり当事者意識を持って取り組むことができました。

また、参加者の幅を海外まで広げたことから全部で142名の方に参加いただくことができました!

イベントがなんとか成功に終わったのは、実行委員長のエイシアさんが1番積極的に動いて私たちをリードしてくれたおかげだと思っています。本当にお疲れ様でした!

終わりに

以上、かなり長くなってしまいましたが、オンラインイベントの開催ノウハウまとめでした。私たちの失敗が、いつか誰かの役に立つといいなと思います。

それでは、最後まで読んでくださってありがとうございました!!!

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