みなさんこんにちは！GMOリサーチ技術広報の中村です！
先日、「第4回GMOリサーチテックカンファレンスのまとめ」について掲載させていただきましたが、そちらは読んでいただけましたでしょうか？
※まだの方はこちらから▶「【2023/11/01開催】第4回GMOリサーチテックカンファレンスまとめ」
今回は、運営側として大変だったこと、良かったこと、学んだことなどを備忘録として書かせていただきたいと思います！
まず、前提として今回のテックカンファレンスの運営は8名で行いましたが、そのうち前回の様子を知っているのがたったの1名のみ。しかも前回のオフラインでの開催が4年前だったということもあり、記憶が遠く、ほぼ手探り状態でテックカンファレンス運営がスタートしました。
テックカンファレンスの始まり
4年ぶりにオフラインでテックカンファレンスを開催することになったきっかけ、それは安藤CTOの一言でした。
「11月にテックカンファレンスをやりたいと思ってるんだよね」
私の心の声
（へぇ、そうなんだぁ…）
…2秒後
（ん!???? まって、知識も情報もゼロのこの状況…確実にやばい…！）
ということで、急遽テックカンファレンス委員会のメンバーを募ることにしました。
※GMOリサーチでは委員会活動と称し、システム部メンバーのスキル向上や交流を目的としたチーム活動があります。（例：イベント委員会、図書委員会、システム研修委員会など）
結果として、私を含めて計8名の仲間が集まり、テックカンファレンス委員会が始動しました。
何をしたか
テックカンファレンス委員会が立ち上がった後、まず以下3つのことを実践しました。
①他社のカンファレンスに参加
②過去テックカンファレンスのMTG議事録とSlack検索で過去の状況を調査
③定例MTGを設置
他社のカンファレンスに参加
とりあえず、どんなものかを知るために他社のカンファレンスに参加してみることにしました。その中で学んだポイントは以下4つでした。
1.スケジュール感
2.当日会場に用意するべきもの（ドリンク、ケータリングなど）
3.登壇者の発表内容
4.雰囲気
カンファレンスがどのように進められているのか、内容すら分からない、という状況の私がカンファレンスに参加し思ったことは、、、（あくまでも私の主観です）
・冒頭では会社紹介が多い
→3分～5分ほどで短く（募集ポジションの宣伝も）
・登壇者発表は1人5分～10分が多め
→数名で1つの発表にする場合は15分の場合も
・ケータリングは食べやすいものが人気
→がっつり系ではなく食べやすさ重視だが、結果お腹がすくナ
・ドリンクはお酒とノンアル
→お酒を飲んでる人は少ない印象
・発表会後の交流会では基本的に名刺交換の時間
→名刺持参がおすすめ（※連続で名刺持参を忘れたときには自分に殺意が湧いた）
交流会の時間には、イベント慣れしているエンジニアや技術広報、採用担当の方からナレッジや情報をシェアしてもらうなど、毎回学ぶことが非常に多くありました。
過去テックカンファレンスのMTG議事録とSlack検索で過去の状況を調査
何も情報がない、と言いながらも過去のMTG議事録が残っていたのは不幸中の幸いでした。
この議事録のおかげでテックカンファレンスの予算感、スケジュール感、決定事項など、たくさんの情報が得られました。議事録により救われたと言っても過言ではない状況だったので、「議事録に残すことの大切さを学んだ瞬間」でした。
また、Slackでも過去にテックカンファレンスの話がされていないか、キーワードになりそうなワードを検索。
例えば「テックカンファレンス」「ケータリング」「Connpass」「登壇者」などなど…
4年前のチャンネルに参加し、過去に話し合われていたことを全てチェックしたりなど、ストーカーのようなことを繰り返し情報収拾を行いました。
定例MTGを設置
私たちテックカンファレンス委員会はイベント開催の3カ月前から、週1回30分の定例MTGを行いました。
ちょうどこの期間は夏休みや出張時期と被ったりなど、全員参加の日が難しかったという苦い思い出もありましたが、4年前の議事録を参考にしながら決めるべき内容を掲げて、MTGを行いました。
ぶっちゃけると、最後の方は時間が足りなかったり、リハーサル・会場下見などもあったので、1日に数時間委員会MTGの時間を設けることもありました。
大変だったこと
ここからは、開催にあたって特に難しかったと感じた3選を紹介します。
集客
これはみなさんも想像がつきやすいかもしれませんが、本当に一番大変でした。
私たちは宣伝媒体として、「Connpass」「X(旧Twitter)」「Meetup」「Wantedly」「GMOリサーチテックブログ」の5媒体を活用し、イベントの宣伝に励みました。
また、GMOインターネットグループの他社の仲間が参加できるよう、社内にポスターを設置したり、OB・OGの方への声掛け、社内全体アナウンスなど地道な活動を行いました。
さらに他社の勉強会・カンファレンスに参加した際には必ず「テックカンファレンスに来てください」と声をかけさせていただきました。
その結果、株式会社メタップスホールディングスの山北様のご登壇にも繋がりました！！！
改めまして、山北様並びに今回のイベントに携わって下さった、株式会社メタップスホールディングス関係者の皆様、このような機会を下さりありがとうございました。
結果的に、弊社のイベントを知ったきっかけについてのアンケート回答は下記のようになりました。
―イベントを知ったきっかけは？
①知り合いの紹介 53.8％
②Connpass 23.1％
③X(旧Twitter) 15.4％
―来場者の職種は？
①エンジニア46.2％
②採用・広報 15.4％
イベント会場について
過去のGMOリサーチテックカンファレンスは、全てセルリアンタワー11F「シナジーカフェ GMO Yours」で行われておりましたが、今回は初めてグループ第2本社・渋谷フクラス16Fの「シナジーカフェ GMO Yoursフクラス」で行うこととなりました。
そのため、会場の大きさの規模感や収容人数、レイアウトに関して想像がつかず、運営メンバーの中でも完成イメージに相違が発生しており、どうすればよいかわからない事態に陥りました。
これの解決策としては、会場の下見しかありませんでした。「百聞は一見に如かず」とことわざにありますが、まさにその通りで「実際に会場を作ってみる」ことが一番の方法で、実際の状況を想像しやすかったです。そのおかげで、会場のイメージを徐々に作り上げていけたなと思っています。
飲食物について
単刀直入にお伝えすると、用意すべき食べ物の質と量のバランスがわからない！！！！！
過去に参加したカンファレンスでは、フードやドリンクが割と余っているイメージだったので、控えめに準備したほうが良いのかなと思ったり…
たくさんあった方が豪華なのかなと思ったり…
結果として分かったことは、飲食物の減り具合は会場の雰囲気次第ということ！！！！
GMOリサーチのテックカンファレンスはいい意味でかっちりしていなかったからこそ、開始1時間でほとんどのケータリングやお菓子が完食されていました！笑
改善点
イベントを通し、特に思い浮かぶ改善点は下記の通りでした。
適切なプレゼン環境の提供
1番の改善点は、会場の雰囲気が賑やかすぎたことです。
まず、会場の雰囲気に関してのアンケート結果を見てみると、「良かった」の声が84.6％ありました。
しかし、下記のようなコメントも多くいただきました。
「スピーカーがもっと前にあれば登壇者の発表の声が聞こえやすかったと思う」
「ディスプレイが小さくて見えにくかった」
「内容が聞き取りづらい部分があった」
会場の雰囲気によって、せっかくのプレゼンが聞こえにくいという事象や、モニターが小さく、プレゼン資料が見えなかったことにより、来場者がプレゼンに集中できる環境を提供できなかったという結果になりました。
今回皆様からいただいたコメントを踏まえ、次回はもっとレベルアップしていけたらと思っています。
よかったこと
反省点はあるものの、良かったことももちろんありました。
一番良かったことは来場者からイベントに関して高い評価をいただけたことかと思います！
アンケート結果はこちら↓
―GMOリサーチテックカンファレンスの満足度について
→満足度92.3％！
―次回テックカンファレンスを開催した場合、参加したいと思うか？
→参加したい84.6％
この結果を通し、当イベントはGMOリサーチのカルチャーをお伝え出来ただけでなく、皆様にとって充実度の高かった時間になったのではないでしょうか！
まとめ
初めての運営となったテックカンファレンスでしたが、学びも多く非常にやりがいを感じられたイベントとなりました。
いたらない点も多くあったかと思いますが、イベントを通し、弊社エンジニアの技術力やGMOリサーチのカルチャーをお伝え出来たかと思います。
次回開催時には、より多くの方がご来場いただけるよう、システム部一同頑張りますので、よろしくお願いいたします！みなさんありがとうございました！
(運営メンバー)
